Las dependencias archivísticas de la Diócesis de Asidonia-Jerez, en la provincia de Cádiz, vuelven a estar a disposición de los usuarios partir del lunes 9 de enero de 2012, según informó el delegado diocesano de medios de comunicación, Gabriel Álvarez Leiva. Mantendrá sus puertas abiertas, como venía siendo habitual, los lunes, miércoles y viernes de 10 a 13 horas. Las instalaciones, ubicadas en la Casa de la Iglesia (c/ Arroyo, 50), contienen los archivos catedralicio (con 16 secciones históricas y una económica), hispalense, parroquiales, del Vicariato, del cardenal Segura y musical. La sección de biblioteca conserva, por su parte, la catedralicia, la del Cardenal Segura, la del Convento del Espíritu Santo, la de Bertemati, la de Francisco Rodríguez, la de la extinta Escuela de Magisterio ‘Monseñor Cirarda’ y la auxiliar.Archivo Histórico-Diocesano Diócesis Asidonia-Jerez
Planificación archivística de la Diócesis
Los principales archivos en el ámbito diocesano son: el Histórico-Diocesano, el Catedralicio, los Parroquiales y los de cualquiera otra institución canónicamente erigida dentro de la Diócesis.
El Archivo Histórico-Diocesano, como unidad archivística de la Diócesis, está formado, aparte del archivo secreto, por las secciones Histórica y Administrativa. Dentro de la primera, los documentos, según su fecha, se custodian en el Archivo Histórico o bien en el Archivo Intermedio.
A la segunda, o Archivo de Oficina, pertenece la documentación con vigencia administrativa: tanto la que recibe directamente el Obispo a lo largo de su pontificado, como la que generan los diversos organismos de gobierno de la curia diocesana. La custodia cada institución hasta pasar al Intermedio.
El archivo Catedralicio está formado no sólo por la documentación histórica que en él se conserva, sino también por toda la producida en las diversas comisiones, cargos u oficios del Cabildo.
El archivo Parroquial lo integran los diversos libros parroquiales, la documentación histórica y bibliográfica y todos aquellos documentos que se reciben en la Parroquia, o en ella misma se producen, orientados hacia la vida de la comunidad parroquial
Concentración de archivos eclesiásticos
En nuestra Diócesis está vigente el Decreto de concentración de Archivos eclesiásticos de carácter histórico, que, según el Reglamento de Archivos Eclesiásticos Españoles (RAEE) aprobado por la Conferencia Episcopal Española el 26.2.1976, fue puesto en vigor en nuestra Diócesis (1982) con especial referencia a los Archivos Parroquiales, cuyos fondos, a partir de los cien anos, deben integrarse en el Archivo Histórico, a fin de garantizar su mejor instalación, protección, conservación, servicio y dedicación del personal, y facilitar la consulta de los investigadores.
Transferencia de la documentación
Las transferencias del Archivo de Oficina al Intermedio se hacen al cesar su período de vigencia. De éste al Histórico se llevarán al cabo de cincuenta anos como norma general, teniendo en cuenta, no obstante, la legislación vigente y las tablas de valoración para cada serie.
Los propios registros de entrada y salida que cada institución diocesana (Curia, Cabildo, Parroquias..) debe llevar, además de servir a sus fines específicos, constituyen la base de identificación en la transferencia de la documentación que, una vez ordenada y clasificada y hechos los expurgos pertinentes, se integrará en el Archivo Intermedio para pasar más tarde al Histórico, quedando en cada una un duplicado de la hoja de transferencia. Solamente aquellos documentos que determine el Obispo quedarán exceptuados de tal requisito.
Como marco descriptivo común y para que haya uniformidad de criterios de clasificación, en dichas transferencias se utilizarán las denominaciones de los fondos documentales y las descripciones por niveles basadas en la ISAD (G), a partir del Cuadro de Clasificación propio de cada Institución productora
Consulta e investigación
La Iglesia, ante la documentación que guarda en sus archivos, tiene una doble responsabilidad: por un lado, la de velar por su conservación y recta utilización, y, por otro, la de procurar que contribuya al bien común de la sociedad, mediante su investigación y conocimiento.
Asimismo procura que la utilización de esta documentación sea beneficiosa para todos y no ocasione perjuicios de ningún tipo. Basándose en esto, tiene el derecho y la obligación de imponer ciertas restricciones en cuanto al acceso, investigación y publicación de la documentación que considere conveniente, según la legislación general que protege aspectos concretos como el derecho a la intimidad o la propiedad Intelectual.
La documentación se va abriendo a la libre consulta en forma escalonada, según los plazos fijados en las tablas de valoración de cada serie documental. Compete exclusivamente al Obispo establecer la reglamentación del acceso y consulta de la documentación custodiada en los archivos diocesanos.
El Archivo Histórico-Diocesano cuenta con los consiguientes instrumentos de descripción (guías, inventarios..), de aquellas series ya clasificadas, a los cuales tiene acceso sólo el personal cualificado del Archivo a fin de facilitar la búsqueda de la documentación de los solicitantes. El resto de las series o fondos documentales que están todavía en fase de catalogación, o sujetas a algún carácter restrictivo, conforme sea posible se irán poniendo a disposición del usuario.
Todo usuario que, en cualquier tipo de soporte, publique el resultado de sus investigaciones está moralmente obligado a entregar en el Archivo una copia del mismo siempre que haya utilizado datos pertenecientes a los fondos documentales del Archivo Diocesano.
Es también objetivo del Archivo el contar con una pequeña y selecta biblioteca, especializada en los fondos propios o similares e historia de la institución, instrumentos siempre necesarios para el trabajo archivístico de los mismos investigadores. En la medida de lo posible y conforme a las posibilidades, se irá dotando de los medios técnicos e informáticos necesarios para el desarrollo idóneo del trabajo de investigación.
Acceso a la documentación
El acceso a la documentación se facilita a toda persona que, con intención de estudio e investigación, se compromete a observar las normas generales y específicas por las que se regule la consulta de los archiveros eclesiásticos.
El Archivo Histórico-Diocesano tiene sus propias Normas de Sala (Anexo que proporciona información básica al investigador sobre el horario, fondos disponibles y condiciones de consulta. Todo investigador que desee realizar alguna consulta directa, ateniéndose a dichas Normas, debe acreditar su personalidad mediante un documento oficial y cumplimentar aquellos impresos establecidos en los que queda constancia de sus datos personales, tema, finalidad de la investigación y documentación consultada.
Esta información forma parte de la memoria interna del archivo y queda sometida a la Ley de Protección de Datos.
El Archivo Histórico-Diocesano ofrece el servicio de Reprografia y trascripción de Partidas Sacramentales, sujeto a las Tasas vigentes en la Provincia Eclesiástica
Las consultas indirectas son atendidas por teléfono (956/338800), correo postal (Plaza del Arroyo, 50; C.P. 11.403-Jerez) o correo electrónico (archivo@diocesisdejerez.org). Este último medio viene siendo el más habitual en la localización y trascripción de datos genealógicos, sin que por ello se demore su realización.