El Boletín Oficial de la Junta de Andalucía publicó el 28 de junio de 2018 el acuerdo de 19 de junio de 2018, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba la formulación del Plan de implantación de los Archivos Provinciales Intermedios de Andalucía. El texto dice así: “El Estatuto de Autonomía para Andalucía establece en su artículo 68.3.2.º que corresponde a la Comunidad Autónoma la competencia exclusiva sobre los archivos que no sean de
titularidad estatal. Como desarrollo del citado texto estatutario, se aprobó la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, que se inspira para la consecución de sus objetivos en los principios generales de organización, actuación y atención a la ciudadanía, recogidos en la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía, y en la obligación de garantizar, en un contexto de transparencia, accesibilidad e igualdad, la regulación de los documentos de titularidad pública, de los archivos y del patrimonio documental de Andalucía, como derechos fundamentales protegidos por la Constitución.
La Ley 7/2011, de 3 de noviembre, reconoce a través del concepto de gestión documental (conjunto de funciones y procesos reglados que, aplicados a lo largo del ciclo vital de los documentos, garantiza el acceso y uso de de los mismos, así como la adecuada configuración del Patrimonio Documental de Andalucía), la implicación y la participación de todas las personas responsables de la gestión administrativa en el ámbito público, el carácter transversal de las funciones archivísticas, el respeto al origen de producción de los documentos y a su ciclo vital, y la adaptación a las nuevas tecnologías”.
El texto continúa: “Los documentos de titularidad pública, desde la óptica de la gestión documental, son contemplados como bienes patrimoniales que tienen un ciclo vital y sobre los que hay que ejercer una cadena de custodia. Los archivos, regulados en el Capítulo III del Título II de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, se conceptualizan como unidades creadas siguiendo el ciclo vital de los documentos y la cadena de custodia, integrados en un sistema configurando redes de archivos.
En este contexto normativo, la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, en su artículo 44 reguló los archivos provinciales intermedios, como centros destinados a recibir los documentos producidos por la organización territorial de la Administración de la Junta de Andalucía y de las entidades instrumentales en su respectiva provincia, para garantizar el servicio, la conservación y la custodia de los documentos de titularidad pública producidos en este ámbito provincial, y el acceso y consulta por parte de la Administración y de la ciudadanía.
Los archivos provinciales intermedios vendrán a resolver la carencia existente de unidades archivísticas en la red intermedia de la Administración Territorial de la Junta de Andalucía, garantizando la transferencia de los documentos desde los órganos territoriales provinciales y entidades instrumentales a los archivos correspondientes,
propiciando que a los archivos históricos provinciales únicamente lleguen los documentos de conservación permanente.
La implantación de estos nuevos archivos queda sometida, tal y como expresa la disposición adicional octava de la la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, a la formulación del Plan de Implantación de Archivos Provinciales Intermedios, que deberá realizarse de acuerdo con los principios generales preceptuados y mediante la planificación de la actividad interdepartamental con arreglo a los criterios de actuación fijados por las correspondientes resoluciones que adopte el Consejo de Gobierno de la Junta de Andalucía.
El artículo 8.1 del Decreto 213/2015, de 14 de julio, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Cultura, atribuye a la Dirección General de Innovación Cultural y del Libro, competencias sobre el fomento y la gestión de los archivos y la gestión, de acuerdo con la normativa aplicable, de los archivos de titularidad estatal. Así mismo, el citado artículo 8, en su apartado 2, determina que le corresponden en particular, y entre otras, la ejecución de la planificación de la acción cultural y su coordinación con otras instituciones públicas y privadas; la promoción, conservación y difusión del patrimonio bibliográfico y documental de Andalucía; la tutela y acrecentamiento del patrimonio documental; la gestión, la protección, el acceso y la difusión de los documentos de titularidad pública y del Patrimonio Documental de Andalucía, así como la coordinación, planificación, organización y funcionamiento del Sistema Archivístico de Andalucía; y la realización, con medios propios o ajenos, del desarrollo de trabajos técnicos de ejecución de infraestructuras culturales.
En su virtud, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 27.13 de la Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autónoma de Andalucía, a propuesta del Consejero de Cultura y previa deliberación del Consejo de Gobierno, en su sesión del día 19 de junio de 2018,
A C U E R D A
Primero. Formulación del Plan de Implantación de Archivos Provinciales Intermedios. Se aprueba la formulación del Plan de Implantación de Archivos Provinciales Intermedios, cuya elaboración y posterior aprobación se realizará conforme a las disposiciones establecidas en el presente Acuerdo.
Segundo. Finalidad del Plan. El Plan de Implantación de Archivos Provinciales Intermedios articulará los instrumentos jurídicos, económicos, administrativos, técnicos y archivísticos que posibiliten la creación efectiva de estos archivos en cada una de las provincias andaluzas y con ello la consecución del adecuado tratamiento y configuración del Patrimonio Documental de Andalucía.
Tercero. Objetivos del Plan. El Plan integrará las actuaciones imprescindibles para la implantación efectiva de los
archivos provinciales intermedios y será redactado siguiendo los principios generales recogidos en el artículo 3 de la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administración de la Junta de Andalucía, y especialmente los de igualdad, participación, cooperación, coordinación y descentralización administrativa. La implantación de los archivos provinciales intermedios tendrá carácter provincial y se analizará la producción documental de la organización
territorial de la Administración de la Junta de Andalucía y de sus entidades instrumentales dependientes, así como de sus correspondientes archivos centrales.
El Plan para la implantación de los nuevos archivos permitirá la transferencia de los documentos desde los archivos centrales de los órganos territoriales de la Administración de la Junta de Andalucía y de sus entidades instrumentales a estos archivos y, en su caso, la remisión de los documentos de conservación permanente desde éstos a los archivos históricos provinciales correspondientes, de acuerdo todo ello con los plazos establecidos
por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos y con la coordinación funcional que ejerce el Archivo General de Andalucía.
En particular se establecen los siguientes objetivos:
1. Descripción de la metodología y análisis necesario tendentes al establecimiento de prioridades.
2. Establecimiento de prioridades y criterios para la implantación.
3. Análisis de los requisitos materiales y recursos necesarios para la puesta en funcionamiento de los archivos provinciales intermedios.
Cuarto. Metodología y contenido del Plan. La metodología del Plan partirá del estudio del conjunto de referentes, programas e instrumentos que permitan aportar el conocimiento y establecer las estrategias destinadas a la toma de decisiones para la implantación de los archivos provinciales intermedios objeto del Plan.
El contenido del Plan se estructurará en los siguientes documentos:
1. Información y diagnosis de la gestión documental en el ámbito periférico de la Administración de la Junta de Andalucía.
Es el documento que facilitará la información y el diagnóstico de la situación de la gestión documental en cada provincia al objeto de proponer la prioridad de creación de las correspondientes unidades administrativas que constituirán cada uno de los archivos objeto del Plan. Así mismo contendrá el análisis de todos y cada uno de los órganos que transferirán sus fondos a los nuevos archivos, los datos de su producción documental y situación actual de la custodia de los mismos, así como memorias de necesidades. El documento contendrá cuantos datos técnicos y estadísticos sean necesarios para evaluar la implantación de los nuevos archivos a partir del análisis de las situaciones generales y particulares y la evaluación de la urgencia de la misma. Así mismo, contendrá los datos
referidos a las Relaciones de Puestos de Trabajo existentes y necesarios en los archivos centrales que existen y la propuesta de Relación de Puestos de Trabajo requeridos para la puesta en funcionamiento de los nuevos archivos.
2. Informe-programa de actuación de infraestructuras y equipamientos. Es el documento que permite establecer para estas unidades en cada provincia las características técnicas y prioridades de implantación.
3. Estudio económico-presupuestario. El Plan integrará un estudio económico-presupuestario provincializado que integrará información económica-presupuestaria en relación con las actuaciones referidas a dotaciones en materia de personal y gastos corrientes.
Quinto. Procedimiento de elaboración y aprobación.
1. Por la Consejería competente en materia de archivos y patrimonio documental se procederá a elaborar una propuesta inicial del Plan de Implantación de Archivos Provinciales Intermedios, que deberá ser trasladada a todas la Consejerías de la Administración de la Junta de Andalucía para su análisis y aportación de propuestas.
2. La propuesta inicial se someterá a informe de las entidades, instituciones y asociaciones de carácter académico, profesional y corporativas relacionadas con la tutela del Patrimonio Documental de Andalucía. Simultáneamente, y a fin de hacer posible la máxima difusión y participación en la formulación del Plan, se celebrará un foro de debate
entre profesionales y ciudadanía interesados en la tutela del Patrimonio Documental de Andalucía.
3. La propuesta de Plan será sometida a información pública mediante anuncio en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía y en el portal web de la Consejería de Cultura.
4. La propuesta provisional resultante de las aportaciones hechas en el proceso de información pública así como en el foro de debate, se someterá a los informes que resulten preceptivos en virtud de la normativa aplicable.
5. Finalmente, de conformidad con lo establecido en el artículo 21.6 de la Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autónoma de Andalucía, la persona titular de la Consejería competente en materia de archivos y patrimonio documental aprobará la propuesta final del Plan de Implantación de Archivos Provinciales Intermedios y la elevará al Consejo de Gobierno, previa consideración por la Comisión Delegada para Asuntos Económicos, para su aprobación definitiva mediante acuerdo.
Sexto. Desarrollo y ejecución. Se faculta a la persona titular de la Consejería competente en materia de documentos,
archivos y patrimonio documental para la ejecución y desarrollo de este acuerdo.
Séptimo. Efectos. El presente acuerdo surtirá efectos a partir del día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.
Sevilla, 19 de junio de 2018
SUSANA DÍAZ PACHECO, Presidenta de la Junta de Andalucía.
MIGUEL ÁNGEL VÁZQUEZ BERMÚDEZ, Consejero de Cultura”.